Servicios Gestión por Procesos – Levantamiento de Procesos

Servicios Gestión por Procesos

Ofrecemos Servicios Gestión de Procesos – Levantamiento de Procesos mediante Análisis y Diseño de Procesos de Negocios, Análisis de Requerimientos.

1. Nuestro Enfoque Metodológico

Visión Sistémica

La cual consiste en comprender que los procesos se ejecutan considerando la interrelación entre los participantes relevantes, interacciones con otras entidades y proveedores (públicas y privadas), información respecto a expectativas de los grupos de interés, obligaciones legales y políticas; de tal forma de alinear las definiciones estratégicas y expectativas institucionales con los procesos, tecnología de la información, estructura organizacional y personas.

Definición Académica Levantamiento de Procesos

 

El enfoque metodológico considera la visión sistémica del levantamiento de procesos se efectúe considerando la interrelación entre los procesos – sistema –personas.

Todo lo anterior tomando en cuenta la cultura organizacional existente, stakeholder y obligaciones legales, alineando todo lo anterior a las definiciones estratégicas de la empresa.

Modelo de Negocio

2.        Análisis de Procesos

Para realizar el análisis de procesos se utilizan diversas técnicas como:

  • Herramientas de Ishikawa
  • Diagramas de Flujo
  • Tormentas de Ideas
  • Diagramas de afinidad
  • Diagramas de árbol
  • Diagramas de Pareto
  • Matriz RACI
  • Matriz SIPOC

3.        Gestión por Proceso BPM

La gestión por procesos es un enfoque sistemático de administrar una organización, concentrándose en el valor agregado para el cliente y las partes interesadas, en forma consistente con los objetivos del negocio que se encuentran alineados con la estrategia de la organización

Con BPM las empresas pueden realizar el alineamiento de sus procesos con su estrategia, mediante el apoyo de tecnologías que automatizan ciertas actividades y logran mantener un control oportuno de las operaciones.

Estándar de Diagramación

La realización de los diagramas de flujos de procesos (AS IS y TO BE)  se utiliza el estándar BPMN sobre el aplicativo Bizagi Process Modeler.

4.        Definiciones

¿Qué es un Proceso?

Un proceso es una secuencia lógica de actividades y tareas que agregan valor, que transforman insumos suministrados por proveedores (internos o externos), en productos o servicios destinados a clientes (externos o internos).

 

 

Del análisis de los procesos de negocio es factible determinar:

  • Las actividades que crean y las que no crean valor, estas últimas no deben seguir realizándose.
  • Estandarizar las actividades, con ello se logra tener procesos reutilizables y mediciones.

 

Jerarquía de Procesos

 

Para facilitar el levantamiento del proceso y lograr la comprensión de los modelos se  representa  los  procesos  en  diferentes  niveles  de  agregación,  considerándose  para  efectos  de  la presente propuesta los siguientes tres grados de detalle.

Primer Nivel: Mapa de Procesos

Segundo Nivel: Mapa de Subprocesos

Tercer Nivel: Diagrama de Flujo de Procesos

Caracterización de Procesos

Herramienta que sirve para necesario evidenciar una serie de atributos adicionales, tales como los siguientes:

  • Responsable: Son las áreas o personas implicadas en el cumplimiento de cada una de las actividades de acuerdo a los objetivos, funciones y procedimientos acordados para tal fin.
  • Proveedor: Son las personas, áreas o procesos que entregan los insumos o recursos al proceso
  • Entradas: Son los requisitos que con los que se debe contar antes que la función propia del proceso sea aplicada: Recursos e Insumos.
  • Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso.
  • Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión.
  • Tarea: Es la unidad mínima e indivisible de acción de un proceso que es desarrollada por un sólo rol.
  • Salidas: Son el resultado o producto de un proceso, las que pueden constituir entradas de un siguiente proceso cuando el cliente es interno, o constituir un producto final (bien o servicio) cuando el cliente es externo.
  • Cliente: Son las personas, áreas o procesos que recepcionan los resultados o salidas de un proceso, los clientes pueden ser externos o internos.
  • Evaluación: Es aquella que permite extraer conclusiones relevantes sobre el impacto, el resultado, el desarrollo y hasta el diseño del servicio.
  • Control: Es aquél que permite tomar medidas correctivas o suprimir las irregularidades presentes en alguna de las etapas del proceso.
  • Sistema de Monitoreo: Es aquél que permite detectar irregularidades y medir el desempeño del proceso en sus puntos críticos

Árbol de Problemas

El análisis con el árbol de problemas es una herramienta que permite identificar los problemas principales con sus causas y efectos. Para la elaboración del árbol de problemas sería ideal realizar un evento participativo, que incluya a todos los grupos de actores involucrados que puedan escribir los problemas que consideren pertinentes, para luego identificar las causas raíces de esos problemas.

 

SIPOC es particularmente útil a la hora de identificar:

  • Qué es necesario como entradas para que se ejecute el proceso
  • Quién proporciona las entradas para el proceso
  • Quién es el verdadero cliente del proceso
  • Qué necesita el cliente del proceso
  • Cuál es el propósito y el alcance del proceso
  • Cómo medir el rendimiento del proceso
  • Cuáles de las actividades del proceso aportan valor

 

Matriz de Asignación de Responsabilidades

(RACI) 

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